カード発行無人受付システム 導入事例 【セルリアンタワー様】

東京・渋谷を代表するランドマークとして知られ、著名なIT企業や外資系企業が本社オフィスとして入居するセルリアンタワー様。同タワーではビルエントランスのセキュリティ強化と受付業務の効率化を目指し「カード発行無人受付システム」を導入しました。同システムはICカードの自動発行とセキュリティゲートの連携により、受付の無人化を可能にするシステム。これにより、安心・安全なセキュリティ体制を確立し、同時にコストや運用負荷を必要最低限にとどめることにも成功しています。

テナント様に訪れるゲストは一日約500人。
すべてのテナント様の受付業務を管理するなら、複雑・高価なシステムになるだろうと思っていました。

オフィスのテナント様を訪れる来訪者は一日に約500 人にも上ります。ビルの総合受付は対面での応対が一般的ですが、そうなると人件費に加え、テナント様ごとに異なる条件を踏まえた受付対応が必要でオペレーションの手間もかかります。

実際、多くのベンダーが提供しているセキュリティゲートは対面の受付窓口があることを前提にしたシステムでした。その中で唯一、NECネッツエスアイのシステムは受付を無人化し、ICカードによるセキュリティゲートの入退を可能にするもの。これなら受付業務の手間を省力化でき、人件費も抑制できます。しかも、セキュリティゲートやネットワークまわりを含む各テナント様との連携機能までNECネッツエスアイがトータルサポートしてくれるので安心してお願いすることができました。

操作も簡単で、万が一にも安心な受付システムの仕組み

各テナント様には下のような受付専用PCを設置しています。訪問者からの発信が来たら、PCの画面上でカード発行機に取り付けられたIPカメラの映像を見ながら、訪問者と電話でやりとりを行う仕組みです。誰が来たのかがわかる上、ログを収集しているので、万が一の際にも迅速に分析し、対処することができます。また、操作も至ってシンプルで直感的に行えるため、特別な教育を行う必要もありません。

どんなに堅牢なセキュリティでも、管理者側の負担は募る一方。
そんなシステムではどこかでひずみが出てしまいます。

一口にセキュリティといっても、求めるレベルはテナント様ごとに違います。例えば、受付で不備がないと判断して通しても、テナント様にとっては通して欲しくないこともあります。その点、カード発行無人受付システムは、お客様を通すか通さないかはI PフォンとI Pカメラでテナント様が判断できるので、セキュリティチェックに伴うトラブルを回避できます。

また、テナント様の都合で受付時間を急遽変更したい場合もすぐにシステムに反映できるので、受付業務のミスがなくなり、ビル管理者の負担も最小限で済みます。

さらに、訪問されるお客様にとっても大きなメリットがあります。対面受付の場合は相手の素性を確かめるため、身分証の提示を求めたり、入館票に必要事項を記入してもらったりする必要があります。すると、どうしても受付業務が煩雑になり、待ち時間が長くなってしまいますが、カード発行無人受付システムはその場でテナント様の担当者と話が通じ、受付が済めばすぐにICカードを自動発行できるのです。

細やかな機能設定で安定稼働を実現

システムの安定性にも非常に満足しています。受付を無人化したため、当初は多少の不安もありました。システムのトラブルがあると受付業務に支障をきたしてしまうからです。しかし、導入後は大きなトラブルもなく、スムーズに運用しています。それは、カード取り忘れ時の自動引き戻し機能などの細やかな設定があってのものだと考えています。

加えて、仕様が決まってから実際の工事まで1カ月程度しかありませんでしたが、ネットワークまわりも含めてトラブルもなく安定的なシステムを構築できたのはNECネッツエスアイの高い技術力の表れでしょう。

どんなに堅牢なセキュリティでも、利便性が損なわれたり、管理者に一方的に負担を強いたりするようなシステムはどこかでひずみが出てしまうもの。その点、カード発行無人受付システムはゲストのお客様やテナント様にとって使いやすい上、受付業務の管理負荷を軽減しつつ、高いセキュリティレベルを実現できます。多くのテナント様が入居する複合型ビルにとって理想的な受付システムといえるでしょう。