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【タブレット端末活用会議ソリューション事例】 広島県様

広島県様

県知事をはじめ、県の各局トップが率先して会議改革を実践

業種 自治体 業務 行政
製品 SmoothMeeting ソリューション・サービス タブレット端末活用、ペーパーレス化、会議ソリューション

概要

広島県では、ICTの活用によって、「場所」や「紙」に縛られた仕事から脱却するという、県職員のワークスタイル改革を進めています。
その一環として実施したのが、県知事をはじめ、県の幹部が参加する経営戦略会議の改革です。そして、改革実現のために、iPadを活用した会議ソリューション「SmoothMeeting」を導入。
会議の効率化と活性化を図っています。

導入のポイント

導入のポイント

広島県様メンバー

県の経営戦略会議の活性化を図る

当県では、「広島に生まれ、育ち、住み、働いて良かった」と心から思える広島県を実現するため、県知事の強いリーダーシップの下、職員の日常業務を支える基本的な指針として、「県職員の行動理念」を新たに策定しました。

この基本となる考え方が、「県民起点」「現場主義」、そして「予算主義から成果主義への転換」です。
とりわけ、予算主義から成果主義への転換については、実際に決められた予算がどのように執行され、どのような成果を出したのかまで徹底的にモニタリング。
予算編成から執行に至るまでのPDCAを回し、より効果的な予算執行の実現に取り組んでいます。

このような考えの下、当県では様々な改革を行っています。
その1つの施策が県職員のワークスタイル改革です。
具体的にはICTの活用によって、「場所」や「紙」に縛られた仕事から脱却し、より生産性の高い業務の遂行を目指しています。

この一環として、まず取り組んだのが、「経営戦略会議」の改革です。
この会議に白羽の矢を立てた理由は大きく2つあります。
1つは、会議の重要性です。この会議では、知事をはじめ、県の幹部が一堂に会し、県にとって重要な政策指針を議論・決定します。
参加者は、サポート役も含めると40?50人にものぼる上、その時間は2時間ほど。
その中で、いかに効率的に会議を進め、深い議論の場としていくか。
これは、より県民のためになる会議を追求していく上で、非常に大事なテーマなのです。

2つ目は、県職員に対する影響度の大きさ。
幹部が集うこの会議に自らメスを入れることで、全職員に規範を示せると考えました。

紙の資料へ書き込むような使用感を評価

以前から会議活性化の構想を持っており、今回の会議改革のために導入したのが、NECネッツエスアイの「SmoothMeeting」です。

まず評価したのが、その操作性。
県の幹部が集まる会議の年齢層は高く、かつITリテラシーのレベルも様々です。
そうした中、新しい会議スタイルへ移行するには、誰もがストレスを感じることなく、シンプルに使いこなせる操作性が必須条件でした。
その点、SmoothMeetingは、まるで紙の資料へ書き込むような使用感でした。
紙に慣れ親しんだ人間の感性というのは簡単には変わりません。
ですから、閲覧ファイルに各自でマーカーを引けたり、メモを書き込めたりできる点を高く評価しました。

これまでの経験から導入のステップにも配慮しました。
具体的には、まず経営戦略会議の準備を担う経営戦略スタッフ会議へパイロット的に導入。
マニュアルを見ずとも直感的に使用できたため、経営戦略会議への導入を3カ月も前倒しで実行することになりました。

ペーパーレス化の促進と業務負荷を軽減

現在、70台のiPadを導入し、週に1回行う経営戦略会議と経営戦略スタッフ会議で、SmoothMeetingを活用しています。

使用開始からそれほど期間が経っていませんが、すでに様々な効果が生まれています。
まず挙げられるのが、ペーパーレス化の推進です。
以前は、40?50人の参加者に対し、議題によっては、1人当たり50ページ近くの資料を配布。
時には、およそ2000枚に及ぶ資料の山ができあがっていましたが、すべて印刷は不要になりました。

また資料がデータ化されたことで、会議準備の負荷も軽減しています。
従来、会議の直前まで行っていた資料の差し替えもデータを変更するだけ。
準備がスピーディーに済むので、事前に会議資料を共有することも容易になりました。

さらに、会議後にファイリングしていた資料は、データを保存するだけになり、その手間と保管スペースも軽減されています。

会議の効率化とワークスタイル改革を促進

SmoothMeetingの導入で最も重要な点は、会議の進行が効率的になったことです。
議題が多い経営戦略会議は、議題が変わるたびに資料確認のため中断することがありました。
それが、今では、発表者と参加者のiPad画面を同期させる機能により、どのページを参照しているのかが一目瞭然。
議論に集中でき、文字通りスムースな会議が実現できています。

また、iPad上の資料はすべてカラー表示です。
モノクロと違い、視覚的に分かりやすく情報が目に入ることで、直感的な理解が促されています。
加えて、資料が「見られる」ようになったことで、重要項目の見せ方や、資料のつくり方にも工夫が表れるなど、二次的な効果まで期待できるようになっています。

このように会議の効率化だけでなく、その活性化にもつながるSmoothMeetingは、今後、他の会議への導入も検討しています。

最終的には、これを皮切りに、どこからでも必要な情報を閲覧したり、会議に参加したりできるよう県職員のワークスタイルを改革。
自由度と生産性の高い組織にしていきたいと考えています。
また、そうした取り組みが全国の自治体におけるベストプラクティスと言われるまで発展させることができればうれしいですね。

SmoothMeetingを活用した経営戦略会議の様子

お客様プロフィール

広島県

  • 県庁所在地:広島県広島市中区基町10番52号
  • 概要:瀬戸内海や中国山地など豊かな自然に恵まれ、古くから交通の要衝、産業の拠点、文化・教育の中心地として発展。近年では、「広島に生まれ、育ち、住み、働いて良かった」と思える県の実現を目指し、行政改革とともに、「ひろしま未来チャレンジビジョン」を策定し、県民一体となった改革を進めている。
  • http://www.pref.hiroshima.lg.jp/ [new window]

お問い合わせ

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