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【オフィスリニューアル事例】JR東日本ビルテック株式会社様

JR東日本ビルテック株式会社

ダイバーシティ&コミュニケーションの推進で未来の働き方を創る。

業種 ファシリティマネジメント業 業務 東日本エリアにおける駅・鉄道建物・施設を中心に、長年培った専門知識と技術を活かした快適なマネジメント運営を行う
製品 ソリューション・サービス オフィス改革 EmpoweredOffice、オフィス移転・リニューアルソリューション

概要

JR東日本の駅、駅ビルを中心に、快適な空間を提供しているJR東日本ビルテック様は、NECネッツエスアイとともにオフィスの大規模なリニューアルを実施。オフィス環境だけでなく社員の働き方も革新するプロジェクト事例をご紹介いたします。

未来の働き方を創る。

JR東日本ビルテック様オフィス

JR東日本ビルテック 代表取締役社長 横山淳 様

現在、ファシリティマネジメント業界は大きな変化の中にあります。日本中で問題となっている人手不足に加え、IoTなどのテクノロジーを活用した業務の自動化、サービスの差別化などが求められており、私たちの仕事のやり方も刷新が求められています。
新しい風を吹き込むために大切なことは、ダイバーシティ&コミュニケーション。現場の社員たちからいろいろな意見を出してもらい、具現化していくことが必要です。そこで当社では、部門の壁を取り払って社員間のコミュニケーションを活発化させるため、オフィスの大規模なリニューアルを行いました。実際にリニューアルプロジェクト自体も社員たちに委ね、現場目線のオフィス改革を進めてもらいました。
リニューアル後は、間違いなく社内のコミュニケーションは増え、働き方も変わってきていると感じています。今後は社員の健康管理やマインドフルネスなどの施策にも取り組みたいと考えており、これからもNECネッツエスアイと一緒に新しい組織のあり方を模索していきたいです。

オフィスリニューアルコンセプト

JR東日本ビルテック 古賀様

空間品質の向上で柔軟な発想が生まれる
今回のオフィスリニューアルにおける大きな変化は、社内のパーテーションや部内の壁などの垣根を取り払い、フリーアドレスにした点です。初めての業務形態で不安もありましたが、想定以上に社員同士の交流が増えました。NECネッツエスアイに対しても思い切った提案を求めましたが、企画段階から非常に良い提案をしてもらい、施工から運用まで尽力してもらいました。リニューアル以降、社員の様子が互いに見えるため、それぞれの課題が分かるようになり、また社員間の結びつきが強くなった気がします。

JR東日本ビルテック 杉村様

社員の意識を変え、自由に働ける場をつくる
働き方を変えるためには社員の意識を変えることも必要です。私はプロジェクトの事務局として社員の意見を丁寧に聞き、社内の調整に尽力しました。これからの働き方とオフィスのあり方については社内で何度も議論を重ねましたが、こちらがアイデアを出すたびにNECネッツエスアイはさまざまな提案を返してくれ、非常に助けてもらいました。今後は省エネや社員の健康管理などにも取り組むので、引き続き支援をお願いしたいと思っています。

ノーペーパーワーク

従来の紙ベースの働き方では情報が属人化してしまい、業務効率を損なうだけでなく、オフィス空間も圧迫します。今回のリニューアルでは膨大な既存文書の整理と一覧化に始まり、管理規定の見直しによって、ペーパーレスの情報共有環境を整備しました。

JR東日本ビルテック 吉川様

膨大な紙資料を大幅に削減
オフィスリニューアル前は一人ひとりにデスクと袖机があり、書棚やキャビネットなどにも紙の文書が溢れていました。紙文書の削減にあたっては、まず部署ごとの書類の種類や量を把握するのが非常に大変でしたが、一覧表の作成や文書の管理規定に関してNECネッツエスアイに助言をもらいながら進めることで、40%もの紙文書の削減に成功しました。必要な書類を探す時間や手間も削減でき、業務も大幅に効率化できました。

文書管理コンサルサービス

コミュニケーション活性化

リニューアル前のオフィスは固定の自席があり、かつフロア中央が壁で分断されていたため、他部署との交流があまりない環境でした。今回のリニューアルでは、壁をなくしてワンフロア化、さらにフリーアドレス制を導入。一人あたりのデスクサイズ(40%削減)と席数(15%削減)を大幅にスリム化し、オープンスペースを増やしました。毎日座席が変わるため、部署を超えたコミュニケーションが必然的に生まれます。

ビフォーアフター

座席抽選システム

デジタルサイネージ

新たな発想・価値が生まれる

オープンなミーティングスペース、集中スペース、リフレッシュエリア、立ったまま会議ができるデスク、セミクローズ会議室など、そのときの業務内容に応じて柔軟に働く場所を選択。フロア中央のコミュニケーションスペースは多機能・多用途に使うことができます。自然と人が集まるカフェ機能として、また、通常は打合せとして利用しながらも、大型スクリーンを備えているので有事の際は安全対策エリアとしても機能します。

JR東日本ビルテック オフィス風景

JR東日本ビルテック 成田様

気分に合わせて環境を変え、生産性が向上
私は以前、グループ会社に出向してフリーアドレス制度を経験したことがありました。そこで、今回のリニューアルでは当時の経験を生かして休憩室でも仕事ができるように考慮したり、立ちミーティングできるスペースや座席のシャッフル制度などを導入し、さらに進化したオフィスづくりをめざしました。どこでも図面を広げて検討でき、気分に合わせて作業スペースを選べることが社員のモチベーションアップにつながっています。

無人受付システム

会議予約システム

Q.今回のオフィスリニューアルにてNECネッツエスアイを選定した理由は何ですか?

<杉村様>
もともとシステム関係でお付き合いがありました。働き方改革で先行しており、ICT系に強い会社という印象がありました。空間やレイアウトだけでなく、ICT技術を活用したオフィス作りを目指していた点で当社と合致しました。単なる什器の取替や床の張替えだけではない。ICTの観点から変えていただけると思いました。

Q.オフィスリニューアルを進めていくにあたり、大変だったことは何ですか?

<古賀様>
当社は鉄道施設とビルの維持管理をメイン事業とし、その中のさまざまな分野で専門に特化した事業を展開しております。各部門での連携を高めるよう意識していますが、では、本店ではそれができていたか?同じフロアでも部署が異なると名前と顔がわからない。本店を筆頭に、コミュニケーションを高めようと今回のオフィスリニューアルを実施しました。先行しているNECネッツエスアイなどの事例を参考にしつつ、社内の各部門で窓口の人を定めて、ワーキング形式で社員の意見を汲み取りながら、一方的ではなく、皆で創っていくことを重視しました。

<杉村様>
本店には200名くらいの社員がおり、この社員の意識を変えていくための社内調整が一番大変でした。気持ちがあっても意識は変わりません。そこで部署のワーキングメンバーが他社のオフィスを見学したり、またNECネッツエスアイのオフィス見学にも何度か行き、意識を変えるきっかけを作りました。例えば固定席にするか、フリー席にするかでは、社員には抵抗感があったため、会社の方針を説明しながら調整していきました。今の働き方じゃなくて、コミュニケーションできる働き方に変わらなければならないと思っていました。

<成田様>
フリーアドレス制は今まで従来型オフィスで働いていた人たちからすると、国の方針が変わるくらいの感覚で抵抗を感じる人も多かったかもしれません。私は以前、出向先でフリーアドレスでの働き方を経験していたので、自らの経験を生かし、伝道師のような立ち位置となり、フリーアドレスの素晴らしさを伝えていくことに努めました。

<吉川様>
私は主に文書削減を担当しましたが、リニューアル前は一人ひとりに机や袖机、部署ごとにキャビネットや書庫があったので、どんな種類・量の文書があるのか把握することが一番大変でした。文書削減にあたっても、自分の机・袖机がなくなる、キャビネットも縮小されるといったことを社員一人ひとりが意識し、考えてもらうことに重きをおいて進めていきました。

Q.フリーアドレスでの働き方はいかがですか?

<古賀様>
今までの定められた場所、机での仕事のやり方から、今回のようなフリーアドレス制への変革は初めてのことで、実現に向けて正直戸惑いはありました。今までは、自分の空間があり、資料も手元にある。その環境をあえて捨て、個人のスペースを取り払い、さまざまな部署の人と隣り合わせで仕事をやっていく環境に変えましたが、狙い以上にコミュニケーションが深まりました。毎日席が変わるので、隣り合わせた社員間で雑談も生まれ、お互いの仕事も見えてきました。誰がどこにいるかも分かるシステムも導入しました。リニューアル後は誰が何をやっているか、何に悩んでいるかもわかってきました。コミュニケーションが気軽にとれるスペースも増えましたので、打ち合わせがあれば都度集まることができ、リニューアル前以上に活発に議論ができるようになったと思います。自分自身もフリーアドレスを導入した結果、出会いもあるし、交流の空間もあるので、柔軟な働き方をして、柔軟な発想ができるようになったと思います

<杉村様>
今までは固定席だったので、毎日同じ場所で同じ人と決められた仕事をする、といった仕事のやり方でした。フリーアドレス制になって、自分で考え、仕事のやり方を決められるようになりました。アイディアや発想も柔軟になったと思います。

<成田様>
荷物が自由に置けなくて困るのでは、座席もランダムでコミュニケーションが取れないのでは、といった不安をもつ社員が多かったと思います。しかし、どこでも好きなときにカフェエリアでも集中エリアでも働く場を自由に選ぶことができるので、今はみなさん不安なく仕事ができていると思います。

<吉川様>
リニューアル前は固定席だったので同じ部署以外の社員との交流がほとんどありませんでしたが、フリーアドレスになり、他部署の社員との交流が格段に増えました。

Q.ノーペーパーワークでの働き方はいかがですか?

<杉村様>
自分で書類を持たなくなりました。紙に頼っていると書類を探す手間が発生したり、机の上が書類で山積みになって整理しなければいけなくなったり、そういう時間がなくなりました。もちろん紙が必要な場面もありますが、取捨選択しています。

<成田様>
同じ資料を同じ部署の人が何人も持っていたので場所をとっていました。少なくとも、部署で持つ資料はひとつにし、電子化できるものはなるべくPDF化し、個人ロッカーに入らないものは捨てるようにしたことでかなり書類が減りました。今では空きの書棚があるくらいに減ったと思います。

<吉川様>
コピー機の台数が7台から4台に削減されました。打ち合わせでも今までは紙を印刷して持っていっていましたが、シンクライアントになったので紙を使う機会も減ったように感じています。

Q.リニューアル後のオフィスはいかがですか?

<古賀様>
ビル管理は泥臭いイメージもあるので、空間的な落ち着きや新しい当社、これからの当社をイメージして作り上げました。特にフロア中央にあるカフェエリアは交流の場として、自由に話し合っている社員の姿が見受けられ、落ち着ける空間です。また、エントランスの空間も気に入っています。先進的な技術を導入して、ファシリティマネジメント業界で伸びて行く当社の精神が表現されています。コーポレートカラーのブルー、鋭角なラインは先端性を意識したデザインになっています。

<杉村様>
中央にあるコミュニケーションスペースは予約不要で集まりやすく、休憩もしやすいです。もともとは分断されていたスペースでしたが、壁を取り払い、オープンなエリアに生まれ変わりました。あとは、キャビネット上の天板では立ち仕事もでき、会話も気軽にできるスペースとなり、狙い通りになったと思っています。

<成田様>
とにかくオープンスペースが広く確保されているので、どこでもすぐにちょっとした打ち合わせができます。例えば、書棚の上でも立ちミーティングをするなど。特に当社は建物を扱っているため、A2版ほどの図面を広げながら打ち合わせすることも多いのですが、気軽に図面を広げられる場所ができたのがとても良かったです。以前は会議室を予約しようとすると3日後まで埋まっていたりしていたので大きな変化だと思います。また、座席が抽選で決まりますが、その日の気分に応じて、集中したいから窓際に移動しようとか、お茶が飲みたいからカフェエリアに移動しようとか、気分に合わせて仕事ができるところが心地いいですね。

<吉川様>
今までは自席でしか休憩できませんでしたが、カフェスペースや集中エリアができたので社内を歩き回る機会が増え、適度な気分転換ができるようになったのがよかったです。

Q.今後の展望についてお聞かせください。

<古賀様>
NECネッツエスアイには企画から施工、運用まで、当社の希望を具体的に形に落とし込んでいただき、パートナーとして尽力していただきました。今後は、新しい空間を利用し、情報機器関係も先端のものを入れ、社員間のコミュニケーションが深まる仕掛けや快適に働ける勤務形態の改正などのソフト面も検討していきたいです。また、本リニューアルをもとに支店にも広げていきたいと考えています。

<杉村様>
フロアを変えただけでなく、柔軟な働き方にしていきたいです。フレックスタイムやサテライト勤務、在宅勤務も本格的に今年から始まりました。制度面も変えて自由に働ける場を提供できたらと思います。また、支店展開がまだなので本事例をもとに横展開を進めていきたいと思っています。

<吉川様>
総務部は他部署に比べて紙を使う機会はまだ多いように思います。例えば、人間ドックの結果などはいまだに紙で保存しているので、今後電子化していければと思います。

お客様プロフィール

JR東日本ビルテック株式会社

  • 所在地:東京都渋谷区代々木2-2-2 JR東日本本社ビル8階
  • 設立:1990年(平成2年)8月1日
  • 資本金:5,000万円
  • 事業概要:東日本エリアにおける駅・鉄道建物・施設を中心に、長年培った専門知識と技術を活かした快適なマネジメント運営を行う
  • JR東日本ビルテック株式会社様のホームページへのリンク [new window]

お問い合わせ

エンパワードオフィス事業統括本部
TEL:03-6699-7502 / FAX:03-6699-7904
Email:si-cafe@dm.nesic.com

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