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【タブレット端末活用会議ソリューション事例】 三井不動産ビルマネジメント株式会社様

三井不動産ビルマネジメント株式会社様

iPadを活用して全社の会議の2割でペーパーレス化を目指す

業種 サービス業 業務 プロパティマネジメント、オフィスビル運営管理、等
製品 SmoothMeeting ソリューション・サービス タブレット端末活用、ペーパーレス化、会議ソリューション

概要

今年で設立30周年を迎える三井不動産ビルマネジメント様では、業務改革の一環として2年前から全社的なペーパーレス化を実践。
その取り組みの1つとして、新たに導入したのがiPad(TM) を活用した会議ソリューション「SmoothMeeting( スムースミーティング)」です。
これにより全社で2割のペーパーレス化を目指すほか、さまざまな導入効果を見込んでいます。

導入のポイント

導入の経緯

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実際に使い始めて、会議の中身が格段に濃くなっていることを実感しています。

例えば、最初にSmoothMeeting を導入した経営会議でも、大きな効果が表れつつあります。
経営会議では、ビルの運営・管理に関して議論することが多いのですが、これまでの紙資料を中心とした会議では、物件の基本資料を揃えるにも物理的な限界がありました。
ところが、SmoothMeeting に用いているiPad端末なら、ワンタッチで簡単にインターネットへ接続可能。以前では、その場で推し量ることができなかった地図や物件の周辺環境までをビューアーで参照したり、気になる情報を検索することで、さらに掘り下げた議論が可能になったりと、よりリアルな情報に基づいた密度の高い会議を実現しています。

また、導入のきっかけとなったペーパーレス化も大きく前進。多い時には1000枚以上にものぼっていた会議の配布資料は、今ではすべて電子化しています。

さらに使用範囲も、当初、経営会議だけだったものが、現在は総務部の一般社員の会議まで拡大。
将来的には、全社への展開や社内イントラネットとの接続も検討中です。
これが実現できれば、より一層の建設的な会議の実現とペーパーレス化の促進が図れると期待しています。

これまでの課題

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会議の準備も激変しています。
例えば、参加人数が20名にもなる経営会議の場合、わずか3分で準備できるようになりました。
準備は、各部から持ち込まれるデータをSmoothMeetingのサーバ上へアップするだけ。それで完了です。
もちろん、会議資料の急な修正や変更にも、データを差し替えるだけで対応可能。
ともかく、自席にいながらにして、会議準備のすべてを終えられるようになったので、他の業務を滞らせることなく準備できるのが一番うれしいですね。

紙を用いて会議を行っていたころは、資料のプリントアウトやホチキス留め、配布など、2~3名の社員が半日をかけて行っていました。
それこそ、直前に資料を差し替えられた場合は、総務部総出で手伝うといったケースも珍しくありませんでした。その時と比較すると、この差は歴然です。

加えて、効率化できた時間を、他の生産的な仕事に回すことができるようになったことで、目には見えない間接的なコスト効果も出てくるはずです。

使い勝手のよさ

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まず驚いたのが、とにかく操作が簡単なこと。
SmoothMeetingは、その名の通り、誰もがすぐに使い方がわかり、スムースに会議を開始できるのが特長。パソコン操作に詳しくない人でも、すぐに使い始めることができました。

また、会議に特化したシンプルな設計なので、操作に困って会議を中断させるといった心配もありません。
さらに、操作が簡単で、特別なマニュアルの作成や、導入教育をする必要がない点も我々情報システム課にとっては負担が少なく、大きなメリットでした。

導入時のセットアップも、わずか1 時間程度で済みました。
これは、わかりやすい導入マニュアルに加え、電話での問い合わせにも懇切丁寧に応えてくれたNECネッツエスアイ担当者の支援のおかげだと感じています。

加えて、情報セキュリティが強化されている点も大きなメリットです。
以前は、関係者任せとなっていた会議資料の廃棄も、SmoothMeeting なら資料の機密レベルに応じたデータの一斉消去が可能。端末にデータを残すこともないので、情報漏えいリスクも低減され安心です。

※本内容は2012年8月現在のものです。

お客様プロフィール

三井不動産ビルマネジメント株式会社

  • 本社所在地:東京都中央区日本橋室町三丁目2番15号
  • 設立:1982年8月4日
  • 資本金:4億9000万円
  • 事業概要:オフィスビルの市場価値向上のため、ビルオーナーや投資家に代わって、質の高いビル運営・管理業務を提供。三井不動産の大規模オフィスビルの管理業務をはじめ、これまでに培ってきた運営・管理ノウハウを用いて幅広い顧客を支援する。
  • http://www.mfbm.co.jp/ [new window]

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