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【タブレット端末活用会議ソリューション事例】 立教大学 コミュニティ福祉学部様

立教大学 コミュニティ福祉学部様

紙資料をペーパーレス化して、コスト・時間・業務負荷を大幅カット

業種 教育・学習支援業 業務 教育・学生支援、研究推進、等
製品 SmoothMeeting ソリューション・サービス タブレット端末活用、ペーパーレス化、会議ソリューション

概要

今年で学部開設15年目を迎え、約1800名の学生が学ぶ立教大学 コミュニティ福祉学部様。
人にやさしく、エコロジカルなキャンパスを目指す学部として課題となっていたのが、学部の運営方針などを検討する教授会での膨大な紙資料でした。
この解決のために同学部は「SmoothMeeting」を導入。ペーパレス化の実現と会議の効率化に取り組んでいます。

導入効果

導入効果

導入のポイント

導入のポイント

導入前の課題

学部開設以来、学科の新設などで学生増が続いた当学部では、「いかに学生一人ひとりを大事にしていく基盤を構築するか」が喫緊の課題となっていました。

そのため積極的な情報活用に取り組み、掲示板で行っていた講義予定の連絡などをWeb上で閲覧できたり、学部から配信する重要情報をメールで確認できたりする仕組みを整えるなど、学生を第一に考えた施策を積極的に行ってきました。

加えて、当学部は福祉を専門に扱う学部。「人」に優しくあることはもちろん、「環境」にも配慮した特色ある学部づくりを目指していました。

こうした考えのもと、今回取り組んだのが教授会におけるペーパーレス化の実施です。

当学部では教授会を月に2回、年間にして20回程度行っています。その参加者数は約30名で、内容は人事から教務関連、各種委員会の報告まで多岐にわたります。
そのため会議資料は膨大になりがちです。1回当たりの資料が1 人につき150から200枚にも及ぶ会議となっていました。

この結果、多くの紙と印刷コスト、準備の作業負荷が掛かっていました。加えて、膨大な紙資料は実際の資料参照の際にも時間が掛かるなど、会議進行の遅延を引き起こしていたのです。
これらの課題解決を図ることはもちろん、学生の指導的立場にある教授陣たちが、自ら率先して紙のムダ削減に取り組む姿勢を示すことは、教育的観点からも非常に意義のあることだと考えています。

導入のポイントと効果

ペーパーレス化促進のため導入したのがiPadで電子資料を共有できる会議ソリューション「SmoothMeeting」です。

選定にあたっては、十数社の製品を比較・検討。「圧倒的な使いやすさ」が導入の決め手になりました。
教授会は幅広い年齢層の参加者で構成され、ITリテラシーのレベルもさまざま。誰もが使いこなせる直観的な操作性は導入時の必須条件でした。

導入の結果、年間約110万円に上っていた印刷コストを削減。さらに、会議の効率化も大幅に促進され、長い時は3時間以上に及んだ教授会が、今では予定時間内(2時間)で終わることも少なくありません。

その要因の1つは、SmoothMeetingの同期機能です。会議発表者と参加者の画面がボタン1つで同期できるので、膨大な資料の中から該当箇所を探すというムダな時間を削減できました。

加えて、“モノクロ”の紙資料から、“カラー”のデジタルデータに移行したことで視認性も高まっています。重要項目に色をつけるといった工夫により、一目で資料のポイントが掴めるようになりました。
この結果、情報共有の時間も大幅に短縮しています。

現在は教授会のほか、カリキュラムの編成などを行う教務委員会でも活用しています。
今後は、他の学部や学内の会議への活用はもちろん、授業への展開といった可能性も考えられますね。

業務負荷を大幅軽減

会議の「前」と「後」、両方の負担が劇的に少なくなっています。

まず、2 時間半かけていた会議前の準備が、今ではたった30分で済むようになりました。
参加者1人につき、150ページ以上に及んでいた会議資料は厚すぎて、複合機の自動ホッチキス留め機能も使えず手作業で行っていました。
また会議資料とは別に持ち込まれる参考資料なども重なり、山となった資料の仕分けにも一苦労でした。

それが今では発表者からデータをメールで受け取りサーバ上へアップするだけ。資料に追加や変更があった場合もデータを差し替えるのみで終わりです。

さらに会議後もこれまでは資料をすべてPDF化し、資料を文字検索できるようにして会議参加者へメール送信していましたが、今ではフォルダを作って、各参加者がダウンロードする形になったため大幅な業務負荷軽減を実現しています。

システム運用管理の優位性

システム運用管理がシンプルな点が高評価につながりました。

会議の内容は重要な機密事項です。システム担当者だからといって、保守人員として会議に参加することはできません。
それゆえ、会議中にサポートを必要としないシンプルなシステムが必要でした。

また、セキュリティも大きな懸案事項でした。特に会議資料を電子化するにあたって、最も心配したのが情報流出です。
その点、SmoothMeetingは資料の閲覧期間の制限や必要に応じて一斉削除が行え、iPad端末上にデータが残ることもないので安心して導入できましたね。

※株式会社アースリンクは、NECネッツエスアイの販売パートナーです。

お客様プロフィール

立教大学 コミュニティ福祉学部

  • 所在地:埼玉県新座市北野1-2-26
  • 学部設立:1998年
  • 在籍者数:1807名(2012年5月現在)
  • 事業概要:人とともに生きることを総合的に考える「福祉学科」、すべての人が運動やスポーツを通して豊かに暮らすための方法を追求する「スポーツウエルネス学科」、さらにそれらを支えるコミュニティをいかに創るかを考える「コミュニティ政策学科」の3学科で構成される。
  • https://www.rikkyo.ac.jp/undergraduate/chs/ [new window]

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