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【コミュニケーション改革事例】豊田通商株式会社様

豊田通商株式会社

Zoom導入でコミュニケーション改革と働き方改革の推進を加速

業種 総合商社 業務 各種物品の国内取引、輸出入取引、外国間取引、建設工事請負、各種保険代理業務 等
製品 ソリューション・サービス 共創ワークソリューション Zoom

概要

トヨタグループの総合商社としてグローバルで幅広い事業を展開する豊田通商株式会社(以下、豊田通商)。今回、同社はコミュニケーション改革と働き方改革の推進を目的として、クラウドベースのビデオ会議ソリューションZoom を導入した。社外はもちろん海外とも、そしてPC やスマートフォンで、場所やデバイスを問わないコミュニケーションが実現した。

お客様の声
「Zoomは、従来のコミュニケーション課題に対する
"置き換え"ではなく、"補完"と"増強"ツールです」

デジタル技術を活用した"会話できる場づくり"はIT部門の重要なミッション

「弊社の企業文化として、人と会話して物事を前に進める、縦・横・斜めのコミュニケーション、という言葉がよく飛び交います。世界の現場で、常に『商魂』を持って、『現地・現物・現実』を基に、『チームパワー』を最大限に生かして行動する、というのが当社の基本的な考え方。デジタル技術を活用した『会話できる場づくり』は、IT部門の重要なミッションの1つとなっています。

会議室のTV会議システムや、1対1でのWeb会議サービスはこれまでも利用していましたが、仕組みの違いから相互接続ができませんでした。既存のTV会議システムはそもそも台数が少なく、利用したくても部屋が空いていなくて使えないという声が多く、リモコンによる操作も、多拠点との同時接続も面倒でした。

デジタライゼーションという観点でも、遠隔で、多拠点との打ち合わせを容易に行いたいというニーズが高まっていました。社員の多くはプライベートでスマートフォンやSNSなどを使い、便利にコミュニケーションしていて目も肥えている。会社の仕事でなぜそれができないのか、もっと便利に使えないのか、というのはシンプルな要求でした。

誰とでも、どこからでも利用可能な接続のしやすさ

Zoomであればインターネット経由でどこからでも参加でき、IDもログインも不要で社外からの参加も容易です。会議室でも、自席でも、外出先や自宅からでも、これ一つでいろんなところからつながる、さらにPCでもスマートフォンからでもつながることができる。しかも、ほかのWeb会議と比較しても画質、音質などの品質も高い。これまでのコミュニケーションツールの不便さを解消し、あったら良いなと思う機能が統合されているイメージです。

コストを抑えて展開、拡張しやすい

今回導入したZoom Roomsの構成は大型ディスプレイとPC、カメラ、マイクスピーカとコントロール端末(iPad)。汎用品が利用できるためコスト効率が高く展開しやすい。さらに、万一の故障時も交換がしやすく、専用の一体型システムとは違い、修理で数週間使えない、ということはありません。これは事業継続性にも大きく貢献します。

クラウドサービスならではのスピーディな導入

今回は検討から利用開始まで半年弱と、非常に短期間での導入となりました。自社でシステムを構築し、検証を重ねる従来型では考えられないスピード感です。最新技術と機能の活用、より確実なセキュリティ担保という点でも、クラウドサービスを利用するメリットを感じました。

確実に社内に根付くまでサポートしてくれる

NECネッツエスアイとは、電話システム構築などで以前からお付き合いがあり、弊社の環境をよくわかってもらっているという安心感がありました。加えて、Zoomの企業導入実績も豊富で、確実に社内に根付くところまでサポートいただけるという期待がありました。

実際の導入時も、弊社の社内事情をよく把握いただけているので、必要な機器だけを準備するといった工夫や、音質や画質の改善要望に対しても、とことんまで向き合って対応いただけています。

便利に使い始めると次第に”質”に対するユーザーの要求が高まります。使い方など、サポートも重要です。企業内にはさまざまな世代の層がいます。若い世代の社員は、プライベート感覚で気軽に、便利に使えるものを求めます。一方で、かつての専用線のTV会議を知る世代は、確実な接続性など品質を求めます。その双方の声に応えるために、Zoomについてもこだわりをもって、きちんと使えるものにしていきたいという思いで、NECネッツエスアイに協力いただいています。

今後はAIを活用した新たなサービスで、更なるコミュニケーションの活性化を

今回の展開と併せて各会議室に大型ディスプレイを設置したことで、参加者はZoomによりケーブル不要で資料共有でき、ペーパレス化が進んでいます。また要望通り、多拠点が参加するミーティングが開催しやすくなり、移動コストの削減にもつながります。

働き方改革という観点では、弊社は数年前から在宅勤務を制度化し、段階的に進めているのですが、在宅でも社内の仲間と顔を見て、資料共有しながら臨場感の高い打ち合わせがやりやすくなったことで、従業員の満足度にも貢献するでしょう。

引き続き、既存のTV会議システムを、システム更改のタイミングでZoomに移行していきます。その上で、NECネッツエスアイには使い方や品質改善について、他社の利用状況などの情報提供にも期待したいですね。加えて近い将来、会議内容がテキスト化される議事録作成の自動化や自動翻訳など、AIを活用した新たなサービスとも連携していきたいと考えています。

「Zoomはコミュニケーションの不便さを解消し、
これができたらいいのに、を実現するツールです」

会議の「段取り」を効率化したかった

「目指したのはコミュニケーション改革です。特に頻繁に開催される会議を変えたかった。会議の中身を変えることは難しいですが、段取りは変えられます。Zoomの導入によって、予約、多地点との接続、そして資料共有によるペーパレス化など、事前の段取りが大きく効率化しました」(北川氏)

「Zoomは、これまで導入してもなかなか普及しなかったコミュニケーションツールの欠点を補い、使われない理由が解消されます。高額な専用機器を導入して自社で保守をする従来型と違い、汎用製品を組み合わせて利用できることで展開が速く、運用の安定性も向上します」(早瀬氏)

「TV会議端末(会議室)が足りない、多拠点接続が面倒、大きなモニターで資料共有したい。日本のオフィス環境では自席でのWeb会議は利用がはばかられ、また、1対1よりも多拠点をつないで行う会議が多いが、TV会議とWeb会議とが接続できない。これらの要望に対して、Zoomは見事に応えてくれました」(能見氏)

直感的に誰とでもつなげることができる操作性

「既存のTV会議端末は同規格でないと接続しにくく、他社製のWeb会議サービスもIDやログインが必須であるなど、利便性の面で課題がありました。Zoomはコミュニケーションの不便さを解消し、ユーザーの『これができたらいいのに』、を実現するツールです」(北川氏)

「トライアルで利用してみて、ミーティングIDだけ伝えれば直感的に誰とでもつなげることができる操作性が気に入りました。画質や音質などの品質面も、他社Web会議サービスと比較して非常に優れていました」(早瀬氏)

トライアンドエラーで使いながら細部を詰める

「今回のプロジェクトは検討から利用開始まで半年弱と、異例の短期間でした。特に要望が高かった会議室への大型モニターの設置を先行させ、機器選定と検証、そしてある程度、運用ルールを固めてからすぐに利用開始しました。このスピード感は、クラウドサービスならではのメリットです」(北川氏)

「あまりにも簡単に誰とでも使えるので、セキュリティは大丈夫?という声も上がるほどでしたが、セキュリティはユーザー自身が意識することも重要です。制限して使えなくするのではなく、現実の活用の中で守るべきところはしっかり守る、という運用方法を定めていくのが、今どきのやり方だと思います」(早瀬氏)

「企業利用のITはこれまで、導入が慎重で展開まで時間がかかるものでしたが、今回は発想を変えてトライアンドエラーで、使ってみながら細部を詰める方式を採用しました。インフラ提供の幅が広がった実感があります」(能見氏)

圧倒的な展開の速さに驚きの声

「経営層はZoomの導入をコスト削減効果よりも、コミュニケーションと働き方を変えるツールとしての捉え方でしたので、社内のコンセンサスも早く、スピードを求める意識の変化を感じました。社員に対してはあえて機能制限を行わず自由に利用してもらっていますが、こちらの想定よりも早く、そしてうまく使いこなしていますね」(北川氏)

「社員からこれまでのツールとは異なる、大きな反響がありました。会議室常設の端末のほか、PCやスマートフォンでも利用できる”身近さ”が普及要因ではないでしょうか。使いやすさに加えて、圧倒的な展開の速さにも驚きの声がありました。また、使わない機能は閉じる、といった制限を行わないことで社員は自身でインターネットなどから情報を入手して、うまく活用しているようです」(能見氏)

「社内説明会も実施しましたが、従来のシステムやツールと比べ、社内の活用、普及のスピードが速いですね。シンプルに使いやすいから、だと思います。新たなツールを導入すると社員教育や研修、サポートに負荷がかかるものですが、いまはインターネットで検索して自学で情報を収集する時代なので、SaaSをそのまま利用したほうが自己解決できることも多く、結果としてサポートも工数が削減できます。さらに、中国やエジプト、中東など、これまでWeb会議の接続品質に苦労したエリアとも高品質でコミュニケーションできるようになり、この点は期待以上の効果でした。また、治安の良くない国の駐在員と会議を行う際、時差の関係で遅い時間までオフィスにいるのは危険が伴います。Zoomであればデバイスや場所を選ばないため、自宅から参加できるなど、働き方を変えるツールだと思います」(早瀬氏)

働き方改革での共創に期待

「今後は、既存ビデオ会議端末のリプレイスに加えて、音声認識による接続、翻訳や議事録の作成など会議開催中や事後の段取りについて、AIを活用したデジタル化で省力化する取り組みを検討しています。NECネッツエスアイにはトライアルから構築、運用サポートに至るまで、フレキシブルに、スピード感を持って対応いただけて満足しています。クラウドサービスは日々、バージョンアップがなされ、機能が追加されていきます。それとどのように向き合うか、上手な運用方法などの情報提供をいただきたい。これからも働き方改革、業務効率化の向上に向けて貢献していただけたらと期待しています」(北川氏)

お客様プロフィール

豊田通商株式会社

  • 本社所在地:名古屋市中村区名駅四丁目9番8号(センチュリー豊田ビル)
  • 設立:1948年7月1日
  • 資本金:649億3千6百万円
  • 事業概要:トヨタグループの総合商社。金属、グローバル部品・ロジスティクス、自動車、機械・エネルギー・プラントプロジェクト、化学品・エレクトロニクス、食料・生活産業本部、アフリカ本部の7つの営業本部で幅広い事業領域をグローバルに展開、ビジネスを通じて新たな価値の創造と、豊かな社会づくりへの貢献を推進している。
  • 豊田通商株式会社様のホームページ [new window]

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お問い合わせ

ビジネスデザイン統括本部
エンパワードオフィス推進本部
TEL:03-6699-7502(ダイヤルイン)/ FAX:03-6699-7904
E-mail:si-cafe@dm.nesic.com

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